9 Claves para aumentar tu productividad personal

Dime una cosa, en los últimos 7 días ¿has hecho algo importante? ¿Has dado pasos que te acerquen a tus metas profesionales o personales? ¿Cuál es tu nivel de productividad personal?

¿Se te pasan las semanas y sigues básicamente igual que hace un año? ¿El tiempo ha pasado, pero tú no has avanzado?

¿Cuántas horas tienen tus días? ¿Cuántos días tienen tus semanas?

Da igual cuál sea tu concepto de productividad personal, al final de cada día, todos tenemos el mismo número de horas, y al final de la semana todos tenemos el mismo número de días. Lo que ocurre es que unos administran su tiempo mejor y otros peor. ¿De quiénes eres tú?

Hay algunos días que te sientes “on fire”, sientes que nada te puede detener, días super-productivos. Esos días en los que has cumplido todos los objetivos que tenías previstos para tu trabajo, has hecho la mitad de las tareas del día siguiente, encima te sobró tiempo para responder emails personales que llevabas semanas queriendo responder y hasta pudiste llamar a un par de amigos con los que no hablabas hace meses.

Todos hemos experimentado días así. Y no es que estos días tengan más horas, simplemente es que has sido más productivo. Mucho más productivo.

¿Te imaginas tener semanas enteras así? ¿Cómo podría ser tu vida?

La realidad es que los días de la gente con éxito no tienen más horas que los tuyos. Pero eso tu ya lo sabes, la diferencia entre las personas altamente productivas y el resto, es que aplican sencillas técnicas que hacen que todos sus días parezcan tener más horas.

Estas técnicas también las puedes aplicar en tu trabajo, tus proyectos, incluso tu vida personal.

En este post te menciono nueve sencillas fórmulas, aunque la verdad es que podría enumerar unas treinta fácilmente. Quizás estas sean las más importantes y me gustaría pedirte que las conviertas en un hábito de tu día a día, y de tu vida en general. Pero no te quedes esto sólo para tí, compártelo para que también lo implementen tus hermanos, amigos, hijos, primos, etc.

Lo primero es aconsejarte que trabajes con semanas. Si bien es cierto que tenemos que hacer metas a largo plazo, y que es fundamental que todos los días te hagas un plan de tareas para el día siguiente. Mi recomendación es que uses las semanas como tu unidad temporal principal.

Cada domingo pregúntate qué es lo que quieres conseguir durante la semana entrante o qué tendrías que cumplir para que al final de la semana sientas que ha sido una semana extremadamente productiva. Plantéate qué acciones deberías llevar a cabo para que esto ocurra. Una vez tengas todas las acciones, te resultará más fácil hacerte un calendario durante la semana. Al centrarte en una semana estarás preparando el mapa para conseguir que 7 días sean productivos en vez de sólo pensar en mañana.

Todos los domingos me hago estas preguntas y me preparo mi plan de tareas para la semana. No las divido por días. Lo que hago es tener una serie de tareas para la semana, que me ayudan a la consecución de un objetivo mayor. En lista de tareas no incluyo cosas obvias como “revisar las cuentas bancarias” o “Enviar un email a los suscriptores”, puesto que estas son acciones casi obligatorias, como lo es comer, ducharme, etc.

Una vez tengo esa lista, preparo mi lunes, y lo hago seleccionando tareas de la lista semanal. El lunes por la tarde hago lo mismo con mi agenda para el martes, y así sucesivamente. Esto me da la enorme ventaja de que los días que termino de hacer todas las tareas que tenía pensadas para ese día, me resulta muy fácil seleccionar otra tarea, se exactamente cuáles son las tareas pendientes que me quedan para llegar al objetivo de la semana.

Por supuesto hay muchas más maneras de organizarte, pero en todo lo que he investigado sobre este tema (y te aseguro que es mucho) esta es la manera que más resultados me da y la que más me gusta.

En mi opinión esta es una técnica que tendrá un gran impacto en tu productividad personal

Las metas, ya sean semanales, anuales o para tu vida, deben ser lo más concretas posibles. Como ya he mencionado en más de una ocasión, un niño de ocho años debe ser capaz de decir si has logrado la meta o no.

Por ejemplo:

Por supuesto hay metas que son muy complejas de convertir en números, por ejemplo, “ser más feliz”. Pero lo que sí puedes hacer es pensar qué acciones te podrían conducir a un estado de felicidad mayor. Por ejemplo:

Intenta ser lo más concreto posible en relación a aquello que deseas de la vida, o simplemente de la semana entrante. Si quieres incrementar tu nivel de productividad personal, debes tener la certeza de cuál es el destino al que te quieres dirigir. Debe estar muy claro

Márcate horarios de trabajo para cada tarea, al menos dentro de lo posible. De esta manera sabrás exactamente en qué es en lo que tienes que trabajar en cada momento, obtendrás una sensación de control que produce calma y reduce el estrés.

Además, sentirás la necesidad de completar la tarea antes de que finalice el plazo que te marcaste.

Sé realista y no te marques tiempos que no vayas a poder cumplir. Esto sólo llevará a la decepción de que nunca eres capaz de completar todas tus tareas y te hará sentir poco productivo. La productividad personal, no radica en tener una gran lista de tareas que hacer, sino en realizar acciones realmente productivas

Recuerda dejar bloques de tiempo para las actividades recurrentes que siempre debes llevar a cabo y no están incluidas en tu lista de tareas.

Hay numerosos estudios que demuestran que si desayunas eres mucho más productivo que si no lo haces.

Por ejemplo, yo siempre desayuno algo, aunque sea un plátano si no tengo hambre. Algunos días preparo seis u ocho huevos duros y así ya tengo el desayuno listo para varios días.

Puede ser que esto te parezca poco importante, o que incluso pienses que en tu caso no aplica porque llevas años sin desayunar y funcionas bien. Pero la realidad es que está demostrado que es muy importante, y lo más seguro es que por muy bien que funciones sin desayunar, funcionarías mejor si desayunaras.

Dicho de otra manera, haz ejercicio. No te voy a convencer de que hagas 45 minutos de ejercicio al día. Sería estupendo, pero eso requiere mucha motivación y con un simple post no te voy a convencer. Pero antes que no hacer absolutamente nada, siempre será mejor hacer 7 minutos de ejercicio en tu propia casa, o estiramientos o cualquier cosa que requiera un pequeño esfuerzo físico. Puesto que vivo en USA, sólo por ser prudente diré “yo no soy doctor, ni entrenador personal, así que consulta con tu médico antes de hacer nada”.

Hacer ejercicio oxigena el cerebro, lo cual te ayuda a pensar mejor y por tanto a ser más productivo. Sé que 7 minutos no son nada de nada, pero estos 7 minutos llevan escondidos un secreto. Si llevas años sin hacer ejercicio, y de repente hoy comienzas a hacer 7 minutos de estiramientos, sobra, flexiones, etc., al terminar obtendrás una sensación de éxito. Comenzarás todos tus días sintiendo que ya has logrado algo importante, esto tiene un gran impacto en tu forma de ver el día y de actuar. Son 7 minutos que pueden cambiar tu día y por tanto tu vida.

Como primera acción del día deberías elegir la más importante, o la que menos te apetece hacer, o la más difícil.

Piensa esto, si algo interrumpiera tu día y sólo pudieras terminar una acción de las cuatro o cinco que tengas en tu lista, ¿cuál de ellas preferirías que fuera? Pues esa es por la que debes empezar. Normalmente, la más importante suele ser la más difícil y en muchas ocasiones la que más desganas produce.

Esto también un gran impacto psicológico, pues cuando la completas tu día comienza siendo muy productivo.

Los descansos son absolutamente necesarios para mantener un nivel de productividad personal alto. No te engañes pensando que no es así. Ahora bien, en vez de hacer descansos improductivos, puees hacer descansos que te aporten mucho más valor, es decir “descansos productivos”.

Los descansos productivos es cuando aprovechas un descanso para hacer una tarea que te ayudará a descansar pero además te dará la sensación de que has hecho algo productivo. Esto puede ser llamar a tus padres, a algún amigo con el que no hablas hace mucho tiempo. En vez de conectarte a Facebook, puedes escribirle un email a esa amiga a la que llevas semanas diciendo “debería mandarle un email para ver cómo le va la vida”; puedes ver un vídeo que te haga reir o al menos sonreir, puedes hacer estiramientos, etc.

La idea es que pienses en descansos que te aporten valor.

¿Cuántas pestañas tienes abiertas en tu navegador normalmente? ¿Trabajas con el Facebook abierto o con algún chat abierto?, ¿Cuántas veces interrumpes lo que estás haciendo para ver si alguien te ha mandado un mensaje al móvil, para revisar tu correo personal o incluso para cantar la canción que está sonando?

Trabajar con música es estupendo, pero si te distrae y el resultado es que interrumpes constantemente lo que estás haciendo para cantar, pues entonces no es tan bueno.

Procura centrarte en la acción que estés llevando a cabo. Concéntrate y termínala cuanto antes, sin interrumpirla para cosas que pueden esperar.

Si has comenzado con una tarea, debes terminarla. Empezar algo, dejarlo y retomarlo tiene como resultado perder el tiempo y produce la sensación de semi-fracaso porque has abandonado algo, aunque tu intención sea retomarlo un poco más tarde.

Además, si tienes muchas ganas tengas posponer esa acción, si no apetece hacerla, eso quiere decir, que si la completas ahora, te sentirás enormemente satisfecho porque te habrás quitado de encima algo que no querías hacer.

Cuando comienzas una tarea que completarla llevaría dos minutos o menos termínala. No la dejes a medias.

Uno de las situaciones cuando más ocurre esto es al recibir un email. Recibes un email, interrumpes lo que estabas haciendo para abrir el email, lo lees y vuelves a lo que estabas haciendo. Si el responder al email te lleva dos minutos o menos, ya quítatelo de encima. Si bien es cierto que quizás estás en medio de otra tarea más importante, la realidad es que si lo has abierto ya has interrumpido la tarea importante, así que responde al email y así no vuelves a pensar en él.

Como ves no sólo se trata de ser más productivo, sino de que con cada paso que des intentes crear pequeñas victorias que te den energía y te ayuden a mantener viva esa sensación de que el día está siendo extremadamente productivo.

Son nueve acciones increíblemente sencillas de implementar en tu día a día. Hazlo. Empieza hoy mismo. No pronto, ni mañana. Empieza a ser extremadamente productivo hoy. Dejarlo para mañana es muy improductivo.

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